María B. ASUNCION MASIA
Master Internacional en Administración Marítima y Portuaria (MIAMP)
Master in Business Administration
Técnico Superior en Comercio Internacional
ESPAÑA
1. PARTES IMPLICADAS EN EL PROCESO DE TRANSPORTE Y DEFINICIONES
EXPORTADOR (Shipper): También llamado expedidor o cargador. Es la figura que realiza el envío de la mercancía. Algunas de sus responsabilidades más importantes son:
• Preparar correctamente las mercancías que van a ser enviadas y tenerlas listas para su recogida en la fecha y lugar acordado.
• Verificar la documentación.
• Gestionar los permisos específicos necesarios que pueda necesitar la mercancía en origen.
• Verificar los requerimientos para pasar el despacho de aduanas en origen y destino.
CONSIGNATARIO (Consignee): Es el dueño de la mercancía en destino, es decir, la persona que tiene permiso para retirar las mercancías una vez que lleguen a su destino y aparece listada en el bill of lading como tal. Suele ser el importador o empresa que ha comprado las mercancías
TRANSITARIA (Freight Forwarder): Freight Forwarder es un agente que actúa en nombre de los exportadores, importadores y empresas con el fin de organizar el envío de la mercancía de forma rentable, fiable y eficiente. Es un elemento clave pues se ocupa de gestionar el envío de las mercancías a nivel global. Los transitarios están especializados en reducir costes, facilitando y optimizando la logística del transporte.
NAVIERA (Shipping company): Es una compañía que explota comercialmente un buque, algunas son propietarias de buques, pero en su mayoría alquilan los barcos a los armadores.
AGENTE DE ADUANAS (Custom agent): Es la persona física o jurídica que se encarga del procedimiento de Despacho. Normalmente es el representante del cliente ante aduanas para poder emitir los documentos de Aduana y, además, retirar la mercancía.
2. NEGOCIACIÓN ENTRE VENDEDOR (SHIPPER) Y COMPRADOR (FINAL COSTUMER)
El origen de cualquier servicio de transporte radica en la negociación entre vendedor (shipper) y comprador (final customer). La particularidad del transporte internacional es que exige que en dicha negociación se definan las condiciones de pago con respecto al transporte. Es decir, que ambas partes aclaren hasta qué punto, físico en el en el mapa logístico, se hacen responsables. Para ello se utilizan los INCOTERM. Las condiciones de pago de transportes, así como de la mercancía, deben reflejarse en la factura comercial.
Una vez este acuerdo se lleva a cabo, empieza el Transporte Internacional de Mercancías.
3. NEGOCIACIÓN ENTRE SHIPPER – TRANSITARIA – NAVIERA. PROCESO OPERATIVO
Cuando la mercancía a transportar está lista, el shipper comunicará a la transitaria los detalles de la misma. Además, deberá informar de las condiciones del pago del transporte (INCOTERMS) y de los detalles de la recogida (lugar, fecha, hora, etc).
En ese momento, la transitaria empieza el proceso de comunicación con la naviera y, si procede, con la compañía de transporte por carretera que se encargará de los acarreos en origen.
El departamento operativo de la transitaria solicita vía email o vía telemática (existen sistemas propios de cada puerto) la reserva de espacio en el buque deseado así como el equipo necesario (contenedores vacíos). Esto se refleja en la confirmación de booking. Este documento reflejará todos los servicios, precios y normativas que se hayan pactado previamente entre las navieras y los comerciales de las transitarias. De esta manera se hace oficial la contratación del servicio de la naviera.
Si en el acuerdo entre naviera y transitaria queda reflejado el cese de transporte, la transitaria podrá elegir una compañía de transporte que realice el acarreo en origen. En caso que no exista esta cláusula, la transitaria se verá obligada a utilizar la compañía de transporte de la propia naviera.
Veamos el caso de que la naviera ceda el transporte.
Una vez emitida la confirmación de booking, la naviera debe emitir los códigos SIC, Portics, etc. Estos códigos permitirán al transportista recoger el equipo (contenedores) vacíos del puerto; así como depositarlos cuando hayan sido cargados.
Para preparar correctamente la carga de la mercancía, el operativo de la transitaria debe enviar al transportista una orden de carga en la que se detalle: fecha y hora de recogida, lugar, referencias y todos los detalles necesarios para que la carga se lleve a cabo sin problema alguno. Además, el operativo debe transferir los códigos SIC a transportista.
En este momento entra en juego el transportista que recoge el contenedor vacío del puerto o de la base de contenedores adjudicada por la naviera y se dirige al lugar de carga de la mercancía. Por lo general, la carga tiene lugar en el almacén del shipper. Una vez finalizada la carga, debe dirigirse al puerto pata depositar el contenedor en la terminal correspondiente al buque de carga.
Desde 2017, el reglamento SOLAS amplió su normativa con respecto a la seguridad del mar y puertos y creó la normativa VGM. Dicha normativa exige que el peso de los contenedores (contenedor vacío + mercancía) deben quedar registrados para que desde el momento en que el contenedor cargado entra al puerto. De esta manera toda persona que tenga que manipular este contenedor, como por ejemplo los estibadores, sabrán en todo momento el peso del mismo.
Cuando la carga ha finalizado, el shipper tiene la obligación de enviar a la transitaria una copia de la documentación necesaria para emitir los documentos de exportación de la Aduana. Por lo general y como mínimo estos documentos serán la factura comercial y el packing list; si bien es cierto que dependiendo del país de destino, es posible que se requieran más documentos como el certificado de origen de las mercancías, declaración para emisión del EUR1, etc.
Además, en el caso de que sea la primera vez en que el shipper y la transitaria trabajen juntas, el shipper deberá emitir una Autorización de Despacho para el Agente de Aduanas contratado por la transitaria. Esta Autorización debe emitirse a través de la página web de la Agencia Tributaria.
El operativo reenviará la documentación al agente de aduanas indicándole qué documentos deberá emitir e informándole de los datos de despacho del buque en el que embarcará el contenedor (bandera, carpeta, ubicación etc). También deberá indicarle el número de contenedor aunque, para evitar problemas, éste debería venir reflejado en la factura comercial y packing list.
El agente de aduanas emitirá el DUA (Documento Unico Aduanero) y enviará, vía telemática, el original del mismo enviando una copia al operativo y el levante a la naviera.
Para que un contenedor pueda ser embarcado, la naviera debe recibir antes del closing time estipulado tanto el levante como las instrucciones de embarque. Por lo que el siguiente paso es el envío de las instrucciones de embarque o nota de embarque.
El operativo debe indicar a la naviera cómo necesita que se emita el Bill of Lading. Esto significa que debe transmitirle los datos del shipper,consignee y notify. El B/L también deberá el número de bultos, pallets, cajas, etc que contiene el contenedor, el peso de la mercancía y una descripción general de la mercancía. También se recomienda que el B/L refleje la partida arancelaria de la mercancía y dónde será pagado el flete (Prepaid si se paga en origen y Collect si es pagado en destino). Otra indicación debe ser si el B/L debe imprimirse (originales) o no son necesarios originales para la entrega de la mercancía en destino (Express B/L o SeeWayBill).
La naviera, por su parte, emitirá un borrador de B/L y lo enviará al operativo de la transitaria. Este, a su vez lo enviará a su cliente: shipper, oficina en destino o cliente final (dependiendo del INCOTERM acordado) para que lo revise y dé su conformidad al mismo.
Después de todo este proceso podríamos considerar que la intervención del shipper ha terminado. En el caso de que el INCOTERM acordado sea por ejemplo FOB, CFR o CIF, el transitario deberá emitir una factura con todos los gastos que debe pagar el shipper en base a estos INCOTERMS. Si por el contrario el INCOTERM acordado es EXW, el transitario no deberá facturar importe alguno al shipper ya que será la oficina de destino o destinatario final quién deberá pagar todo el transporte. En caso de EXW, el transitario deberá comunicar al shipper la salida del buque (con confirmación de todo a bordo) y enviarle una copia del DUA y del B/L.
Cabe destacar que, en muchas ocasiones, la transitaria decide trabajar con oficina en destino. Las razones pueden ser muy variada, pero normalmente vienen dadas por la “dificultad” aduanera del país de destino de la mercancía.
Cuando esto ocurre, el operativo de la transitaria debe comunicar (previo inicio de la carga de la mercancía) todos los detalles del cliente final, buque de embarque, ETD, ETA, POL y POD. El agente en destino debe estar informado en todo momento del proceso de transporte, de la documentación y de la salida del buque. De esta manera, ellos pueden informar al cliente final del estado del envío.
Por otra parte, cuando se recurre a una oficina en destino, deben emitirse dos B/Ls: el MASTER B/L y el HBL. De esta manera, todas las partes implicadas aparecen en el B/L.
